Microsoft 365
dla firm w Węgrowie

Co dostajesz w Microsoft 365 dla firmy

Microsoft 365 to nie „nowsza wersja Office'a". To kompletny ekosystem narzędzi do pracy zespołowej, w którym poczta, dokumenty, komunikator, dysk i kalendarz są połączone w jeden spójny system. Dla małej firmy z Węgrowa oznacza to: koniec z plikami „w trzech wersjach na trzech komputerach", koniec z kradzionymi pendrive'ami, koniec z pocztą trzymaną na lokalnym serwerze, który ginął przy każdej awarii.

Exchange Online (poczta firmowa)

• Poczta na własnej domenie (np. jan@twojafirma.pl) z 50–100 GB skrzynki na użytkownika
• Centralna książka adresowa firmowa
• Kalendarze współdzielone, sale konferencyjne jako zasoby
• Filtry antyspamowe i antyphishingowe Microsoft Defender
• SPF, DKIM, DMARC – konfiguracja od razu, żeby Twoje maile nie lądowały w spamie
• Aliasy, autorespondery, reguły przekazywania, listy dystrybucyjne

OneDrive i SharePoint (pliki w chmurze)

• OneDrive – prywatny dysk każdego pracownika, 1 TB miejsca, synchronizacja z komputerem
• SharePoint – współdzielone biblioteki dokumentów dla zespołów i działów
• Kontrola wersji – każda zmiana zapisywana, możliwość cofnięcia
• Szyfrowanie w trakcie przesyłania i w spoczynku
• Możliwość udostępniania plików zewnętrznym kontrahentom z kontrolą uprawnień
• Integracja z Eksploratorem Windows – pliki wyglądają jak lokalne

Microsoft Teams (komunikacja zespołu)

• Czat firmowy zamiast WhatsAppów na prywatnych telefonach
• Wideokonferencje do 300 uczestników (plan Business Standard) lub 1000 (E3)
• Współdzielenie ekranu, nagrywanie spotkań, transkrypcja w języku polskim
• Telefonia VoIP (Microsoft Teams Phone) – jeden numer firmowy, dostępny na laptopie i telefonie
• Integracja z kalendarzem – jeden klik i jesteś na spotkaniu

Aplikacje Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Wersje desktopowe na Windows i macOS – pełna funkcjonalność
• Wersje mobilne na iOS i Android
• Wersje web (przeglądarka) – z każdego komputera, bez instalacji
• Współpraca w czasie rzeczywistym – kilka osób edytuje ten sam plik jednocześnie
• Auto-save – nie tracisz pracy nawet przy zaniku prądu

Bezpieczeństwo i zarządzanie (Intune, Defender)

• Intune (MDM) – centralne zarządzanie laptopami i telefonami pracowników
• Wymuszanie szyfrowania dysków (BitLocker) i blokady ekranu
• Zdalne wymazanie firmowych danych z urządzenia w razie kradzieży
• MFA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe) – wymóg dla wszystkich kont
• Conditional Access – blokowanie logowań z nietypowych lokalizacji
• Microsoft Defender for Office 365 – ochrona przed phishingiem i ransomware

Migracja z istniejących systemów

Z Exchange On-Premises lub serwera lokalnego

Najczęstszy scenariusz w polskich firmach: stary serwer Exchange 2013/2016 w piwnicy, regularnie się wiesza, brak wsparcia od Microsoftu. Migracja:

1. Audyt obecnego serwera – ile skrzynek, jaki rozmiar, jakie integracje
2. Przygotowanie tenanta M365, weryfikacja domeny w DNS
3. Migracja skrzynek metodą hybrydową lub cutover (zależnie od skali)
4. Przepięcie rekordów MX, SPF, autodiscover w okienku weekendowym
5. Dekomisja starego serwera, archiwizacja danych

Dla firmy do 30 skrzynek całość zwykle trwa 1–2 weekendy. Pracownicy w poniedziałek przychodzą do biura i zastają działającą pocztę – tyle że szybszą i bezawaryjną.

Z Google Workspace

Migracja poczty, kontaktów, kalendarzy, dysków Google → OneDrive. Microsoft udostępnia dedykowane narzędzia migracyjne, które robią to bez utraty danych. Czas: 1–3 tygodnie zależnie od wolumenu.

Z poczty u dostawcy hostingu (np. nazwa.pl, home.pl, ovh)

Najprostsza migracja – używamy IMAP do pobrania historii każdej skrzynki, importujemy do Exchange Online, przepinamy MX. Pracownicy nie tracą żadnego maila.

Z prywatnych skrzynek (gmail, onet, wp na firmie)

Częste w mikro-firmach. Tu robimy „uporządkowanie": rejestracja firmowej domeny (jeśli brak), przygotowanie skrzynek, import historii z prywatnych kont, ustawienie automatycznych przekierowań na okres przejściowy.

Szkolenie pracowników

Najgorszą rzeczą po wdrożeniu M365 jest sytuacja, w której pracownicy „nie używają" nowych narzędzi i wracają do PDF-ów na pulpicie. Dlatego każde wdrożenie zawiera:

• Szkolenie podstawowe (60 minut) dla wszystkich pracowników – jak się logować, jak korzystać z poczty, OneDrive, Teams
• Szkolenie zaawansowane dla power-userów (księgowość, asystentki) – kalendarze współdzielone, automatyzacje, formularze
• Krótka instrukcja PDF z najczęstszymi czynnościami – pracownicy mogą do niej wrócić
• Helpdesk przez 30 dni po wdrożeniu – pracownicy dzwonią lub piszą, my odpowiadamy, dzięki czemu nie odkładają używania nowych narzędzi

Microsoft 365 a RODO

Częste pytanie księgowych i prawników: „Czy mogę trzymać dane klientów w chmurze Microsoftu?". Krótka odpowiedź: tak, pod warunkiem prawidłowej konfiguracji.

• Microsoft jest procesorem danych – z tytułu używania M365 zawiera się umowę powierzenia (Data Processing Addendum, DPA)
• Dane klientów europejskich przechowywane są w europejskich centrach Microsoftu (możliwość wyboru regionu)
• Microsoft posiada certyfikaty ISO 27001, ISO 27018, SOC 2 Type II – pomocne przy audytach
• Dla większości polskich firm M365 jest bezpieczniejszy niż własny serwer w piwnicy – Microsoft inwestuje w bezpieczeństwo więcej niż jakakolwiek mała firma
• Pomagamy w przygotowaniu dokumentacji RODO, rejestru czynności przetwarzania, polityki bezpieczeństwa

Cennik – orientacyjnie

Microsoft 365 to model abonamentowy, opłata miesięczna lub roczna od użytkownika. Aktualny cennik znajdziesz na stronie Microsoftu, ale dla orientacji (ceny zmieniają się okresowo, sprawdzamy przed wyceną):

• Business Basic – około kilkanaście złotych netto za użytkownika miesięcznie. Tylko aplikacje web. Dla firm, które już mają lokalny Office.
• Business Standard – około 30–40 zł netto/użytkownik/miesiąc. Pełen Office + chmura. Najczęstszy wybór.
• Business Premium – około 80–90 zł netto/użytkownik/miesiąc. Standard + zaawansowane bezpieczeństwo, Intune, Azure AD P1. Dla firm dbających o cyberbezpieczeństwo.

Do tego doliczamy jednorazowy koszt wdrożenia (audyt, migracja, konfiguracja, szkolenie) – wycenia się indywidualnie po krótkiej rozmowie. Dla firmy 5–10 osobowej najczęściej kilka tysięcy złotych netto za pełne wdrożenie „od A do Z".

FAQ – Microsoft 365 Węgrów

Czy mogę kupić licencje Microsoft 365 bezpośrednio od Microsoftu, czy musi być przez was?

Możesz kupić bezpośrednio – ITPortka nie wiąże klientów licencjami. Wiele firm kupuje licencje przez nas (CSP – Cloud Solution Provider), bo wtedy mają jeden punkt kontaktu i wsparcie po polsku. Ale to nie jest warunek współpracy.

Czy migracja oznacza przerwę w pracy poczty?

Nie. Robimy to w sposób, w którym poczta działa cały czas – przez kilka godzin podczas okna serwisowego (zwykle weekend) maile mogą lekko wolniej dochodzić, ale nikt nic nie traci. W poniedziałek pracownicy normalnie czytają i piszą.

Mam stary Office 2013/2016. Mogę go dalej używać?

Office 2013 jest oficjalnie nieaktywny od 2023, Office 2016 zakończył mainstream support, w 2025 zakończyło się też extended support. Można go używać, ale brak aktualizacji bezpieczeństwa to realne ryzyko – luki w starym Wordzie czy Outlooku są jednym z głównych wektorów ataków malware. Subskrypcyjny M365 daje zawsze najnowszą wersję.

Czy Teams zastąpi nam telefonię?

Może. Microsoft Teams Phone to pełnoprawna telefonia VoIP zintegrowana z M365 – jeden numer firmowy, jedna aplikacja na laptopie i telefonie, automatyczna sekretarka, IVR. To jednak osobna licencja (do M365 Business Voice). Pomagamy zaplanować, czy taki ruch ma sens dla Twojej firmy.

Co z dotychczasową pocztą po migracji – znika?

Nie. Cała historia maili (z folderami, załącznikami, kontaktami, kalendarzami) jest migrowana do Exchange Online. Po przepięciu domeny działa tak samo, tylko pod nową infrastrukturą.

Czy mogę używać Microsoft 365 bez internetu?

Aplikacje desktopowe (Word, Excel, Outlook) działają offline – piszesz dokumenty, czytasz pocztę. Synchronizacja z chmurą następuje, gdy wracasz online. Tylko Teams i aplikacje webowe wymagają stałego połączenia.